Hoje, no Brasil, para garantir melhores resultados nas decisões empresariais, passar por um processo de auditoria é inquestionável quando: as empresas desejam analisar a pertinência de terceirizar ou internalizar suas operações; necessitam qualificar e avaliar seus fornecedores; negociam complexos processos de compras de importados; simulam mudança de fluxos de informações e de materiais.
O que é auditoria logística?
Auditoria logística é um instrumento operacional que atua em todas as fases do processo logístico, tais como: inbound (transporte, armazenagem e entrega de bens e serviços para dentro de um negócio), outbound (processo de descarga diretamente para os clientes), suporte administrativo, mapeamento de ocorrências, integração da informação do processo logístico entre cliente, prestador de serviço e destino final e também planos de melhoria contínua operacional com prestadores de serviço.
Por isso dizemos que o objetivo da auditoria também envolve a identificação de divergências provocadas por erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram efetivamente prestados pela transportadora.
A auditoria de logística busca reduzir a possibilidade de que a empresa pague valores desnecessários pelos fretes e por retornos indevidos.
Tem ainda a função de avaliar a qualidade do processo logístico de armazenamento, carregamento, e da integridade e qualidade dos produtos no momento da carga e descarga, e por fim fazer todo o Suporte Administrativo, quanto a entrega no ponto de destino, de modo a atuar em correções de documentos, gestão de fila de conferência de veículo, e liberação de doca para descarga, propiciando atendimento do planejamento e horários.
Como funciona?
Primeiramente existem duas maneiras com que as auditorias logísticas podem ser feitas: interna e externa. Na interna, os próprios colaboradores exercem o papel de auditores, desde que recebam um treinamento adequado e não sejam responsabilizados por estarem auditando a sua própria área. Já a externa, ocorre quando uma empresa terceirizada é contratada para realizar a auditoria e apresentar os resultados.
A começar, é feito um mapa de todo o processo logístico, detalhando todas as tarefas e os seus fluxos. São observadas as variáveis qualitativas (que se atentam à concretização do que foi planejado) e as quantitativas (que são medidas numericamente), com o propósito de informar sobre o desempenho da empresa.
Para saber se o empreendimento será capaz de atender às demandas futuras do mercado, algumas situações simuladas são realizadas, durante a auditoria logística. Assim, podemos descobrir a probabilidade do negócio continuar vivo nos próximos anos, aplicando correções, quando necessário, para que isso aconteça.
Qual a importância da auditoria logística?
Auditorias logísticas são uma importante ferramenta gerencial e devem ser incorporadas no processo de planejamento anual.
É parte integrante do desenvolvimento da estratégia logística e faz parte das atividades de gestão, podendo oferecer uma visualização ampla e crítica que possibilita a identificação dos pontos vulneráveis da empresa no mercado, os níveis de desempenho insuficientes, as questões críticas para os clientes e qualquer falha relevante nos processos.
Empresas de excelência conduzem auditorias logísticas em uma base regular de pelo menos uma vez ao ano e algumas vezes com uma frequência maior para garantir um melhor monitoramento e uma capacidade maior de resposta rápida mediante as mudanças no mercado.
O que é auditado?
Entre os pontos a serem avaliados, pode-se destacar a taxa de transferência de demanda, que se preocupa com a previsão de atendimento da empresa. A capacidade de entrega entre no estudo, considerando a área do centro de distribuição, e a quantidade de profissionais responsáveis, por exemplo:
Em relação à satisfação do cliente, são observados os seguintes pontos:
- Tempo de entrada do pedido
- Precisão na entrada do pedido
- Rastreamento
- Acompanhamento do item
- Taxa de resolução dos problemas
- Grau de satisfação do cliente
- Taxa de atendimento do pedido
Dicas para fazer uma boa auditoria
Se você é um colaborador de uma empresa e foi chamado para realizar uma auditoria interna, confira abaixo 8 passos práticos que vão ajudar o seu caminho:
- Avaliar a consistência dos objetivos estratégicos da logística
- Determinar necessidades e preferências dos clientes e estabelecer metas de desempenho
- Detalhar as operações e práticas logísticas atuais
- Analisar os dados logísticos
- Identificar e analisar projetos e iniciativas de melhoria
- Priorizar projetos
- Desenvolver um plano de implementação
- Implementar e auditar
Assim, você pode ver e entender o que é uma auditoria logística, como funciona e qual a sua importância. Também viu o que é auditado e 8 dicas práticas de como fazer uma boa auditoria.
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